Wann zählt ein elektronisches Fahrtenbuch als finanzamtsicher?
Die Vorteile einer elektronischen Fahrtenbuch-Lösung liegen klar auf der Hand: kein mühsames Aufzeichnen jeder einzelnen Fahrt, Erfassen der Kilometerstände, Auflisten der Adressen oder genauen Zeiten mehr – denn all das wird automatisch erledigt. Das Einzige was man noch tun muss, ist die getätigten Fahrten zuzuordnen und den Geschäftspartner sowie Zweck zu ergänzen. Viele Lösungen bieten überdies die Möglichkeit auch Notizen zu ergänzen – Eine perfekte Gelegenheit um Infos für das Finanzamt, die Buchhaltung oder Personalabteilung zu hinterlassen.
Anerkennung eines digitalen Fahrtenbuches
Voraussetzung für die Anerkennung eines elektronischen Fahrtenbuches ist, dass alle von der Finanzverwaltung geforderten Angaben erfasst werden. Doch was bedeutet das genau? Finanzbehörden teilen auf Anfrage mit, dass eine Anerkennung insbesondere dann gegeben ist, wenn sich aus einem elektronisch geführten Fahrtenbuch dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen.
Gewährleistet sein muss, dass alle Fahrten genau dokumentiert werden und eine rückwirkende Änderung des Fahrtenbuches ausgeschlossen bzw. eine eventuelle Änderung offengelegt und nachvollziehbar gekennzeichnet wird. Das digitale Fahrtenbuch muss also zwingend revisionssicher sein. Das bedeutet, dass eine eindeutige Kennzeichnung einer geänderten Datei unverzichtbar ist. Von Belangen ist ebenso, dass die zugeordneten Fahrten nur in einem bestimmten Zeitraum änderbar sind (beispielsweise 48 Stunden), was das Merkmal einer zeitnahen Führung des Fahrtenbuches umfasst. Bei Erfüllung der genannten Voraussetzungen steht der Nutzung einer digitalen Fahrtenbuch-Lösung seitens der Finanzverwaltungen nichts entgegen.
Wusstest Du schon?
Empfehlungen für bestimmte Hersteller werden von einer Finanzverwaltung nicht vorgenommen.